Obsah: 

1. Proč potřebujeme řídit svůj čas

• Role času v našem životě. Filosofie hospodaření s časem.

• Modely plánování času – generace timemanagementu

• Jaké jsou mé životní a pracovní cíle – od řízení času k osobnímu rozvoji

• Proaktivita – buďme ti, kdo určují jak nejlépe využívat čas pro dosahování cílů

• Sladění osobních cílů s cíli a posláním firmy

• Cílem je přirozené plynutí práce v procesech a maximální přidávání hodnoty

• Trendy v řízení času, metody a nástroje

2. Odhalení ztrátových časů a činností, které nás zdržují

• Analýza svých možností – SWOT analýza silných a slabých stránek, příležitostí a ohrožení. Jak využít zjištění z analýzy ke svému prospěchu. Strategie využití svých silných stránek a práce na zlepšování slabých stránek. Práce s časem jako součást osobního rozvoje manažera.

• Audit – časový snímek dne manažera. Lidé jsou překvapeni, kolik zbytečných činností za den vykonají. Uvědomit si co v průběhu svých pracovních dní děláme a proč je základem pro plánování času a jeho efektivní využívání.

• Žrouti času - Kdo a co mě zdržuje a proč? Identifikace ztrátových časů. Analýza příčin ztrátových časů. Proč nemohu efektivně plánovat a řídit svůj čas? Drobní žrouti času a černé časové díry.

• Motivace k efektivnímu využívání času – Proč máme řídit svůj čas? Jak mohu já přispět ke zlepšení hospodaření s časem? Jaký je vztah mezi výkonností a efektivností? Je časový stres jenom negativní? Jak můžeme využívat čas k motivování sebe i ostatních? Proč odkládáme plnění úkolů (prokrastinace)?

• Efektivní porada – ze statistik vyplývá, že nejvíce času tráví vedoucí pracovníci na poradách, proč tomu tak je a jak poradu připravit a řídit tak, aby nebyla pouhou ztrátou času

4. Jak si podmanit čas

• Plánování – Dobrý plán a správně stanovený harmonogram je základem úspěchu. Člověk je součástí firemní struktury. Pokud není plánování času ve firmě součástí dohod a tyto dohody nejsou dodržovány, má jen malou šanci ovlivnit řízení svého pracovního času. Zpracování ideálního harmonogramu firemní spolupráce. Cyklus PDCA (Plánuj, Prováděj, Kontroluj a Zlepšuj) jako základ práce s časem.

• Delegování činností – Proč jsou vedoucí přetížení? Řízení neznamená, že vedoucí (mistr) musí všechny činnosti vykonávat sám. Provedení některých činnosti může v určitých situacích přenést na své podřízené a získat tím drahocenný čas pro ty činnosti, kde se očekává jeho největší přínos

• Synergie – Zbytečně ztrácíme čas tím, že chceme všechno vyřešit sami. Nejefektivnější a nejrychlejší je využívání týmu k řešení problémů. Hlavně u projektů je řízení času základem úspěšnosti a spokojenosti zákazníků.

• Vytváření návyků – Proč to nefunguje? Proč vede dodržování nastavených a osvědčených pravidel k harmonizaci a sladění časového rozvrhu nejen v osobním životě, ale také v práci.

• Akční plán – Co udělám pro zlepšení využívání svého času a efektivního využívání času mých spolupracovníků. Mohu s tím já něco udělat? Osobní aktivity pro zvyšování produktivity a náměty pro firemní prostředí.

3. Metody a nástroje

• Plánování dne, týdne, dlouhodobých cílů a úkolů. Pomůcky pro práci s časem.

• Princip zadávání úkolů a stanovování cílů - SMART /úkol mají mít tyto charakteristiky – mají být specifické, měřitelné, přijatelné, reálné a časově ohraničené cíle/. Správně zadaný úkol šetří čas jak vedoucího, tak především toho, kdo úkol řeší a vykonává.

• Eisenhowerův princip – zaměřte se na úkoly, které jsou důležité a eliminujte ty, které jsou naléhavé, ale nepřinášejí téměř žádnou přidanou hodnotu

• Uplatnění Paretova pravidla 80/20 – 20 % splněných úkolů přináší 80 % výsledků

• Zpětná vazba, hodnocení a koučování – co děláme dobře a co se nám nedaří. Kdo nám může v řízení času pomoci?

• Praktické rady a zkušenosti z manažerské praxe. Jak důležité je správně načasování.